¿Qué es y cómo se hace una conciliación de cuentas?

Una de las actividades más importantes para cualquier negocio es la conciliación de cuentas bancarias, pues al tener certeza de la entrada y salida del efectivo, existe un fuerte componente de crecimiento y solidez.

Por años, el reto de los encargados contables de PyMEs y grandes empresas ha sido mantener en total integridad las finanzas de sus proyectos con las herramientas tradicionales que aporta su propia empresa: hojas de cálculo de excel, algún software contable y la descarga de estados de cuenta. Sin embargo, a la luz del rápido nacimiento y desarrollo digital de muchos negocios (muchos de ellos ecommerce), el especialista se ha visto en la necesidad de evolucionar a plataformas que aporten una eficacia mayor a un costo menor.

Por lo anterior, conozcamos en este artículo qué es una conciliación bancaria,  su importancia y cómo CuentasOK te puede ayudar a automatizarla.

¿Qué es una conciliación bancaria?

La conciliación de cuenta bancaria o conciliación de cuentas es el proceso de comparar los saldos contables de las cuentas bancarias con los estados de cuenta bancarios (puede ser corriente o de ahorro).

La conciliación de cuentas depende de un correcto registro de los asientos contables en los libros contables.

La conciliación bancaria es importante por dos razones. En primer lugar, te ayuda a entender qué movimientos contables existieron y por qué tu extracto bancario muestra una discrepancia (si es que es el caso). La conciliación bancaria puede revelar créditos o débitos no utilizados o aplicados incorrectamente, lo que puede llevar a un pago excesivo o insuficiente de impuestos u otras obligaciones financieras. 
En segundo lugar, la conciliación bancaria puede ayudarte a planificar con mayor precisión tus gastos empresariales y tu presupuesto para el mes siguiente. Conocer el saldo real de tu cuenta bancaria puede ayudarte a planificar los gastos en función de tu verdadera situación financiera.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria?

Como comentábamos al inicio de este artículo, existen 2 maneras de realizar una conciliación de cuentas bancarias: la tradicional y la automatizada.

Conciliación de cuentas tradicional

Cuando hablamos de la primera manera, nos referimos a la forma más básica, en donde el contador ejecuta dicha actividad por medio y gracias a programas informáticos de contabilidad o las propias hojas de cálculo de excel.

Una vez que se tiene en el panorama qué herramientas de éstas utilizar, es  necesario exportar todos los datos de registros de extracto bancario y gastos en el periodo a revisar. Ya con esto en las manos, toca tener mucha paciencia y atención para revisar y justificar cada uno de ellos, analizando a fondo las facturas, sus conceptos y fechas, folios, etcétera. 

Algo a resaltar también es la lentitud por parte de la plataforma del SAT para poder revisar y recuperar tus facturas.

Si bien es una manera que se ha practicado por años, en nuestra experiencia, existen una serie de errores humanos que son intrínsecos a la  realización de la conciliación bancaria de forma tradicional. Entre los más comunes en que todos podemos caer son:

• Duplicar un apunte, con lo cual, se descuadra el monto total de gastos o ingresos.
• Olvidar anotar un gasto o ingreso.
• No poner una coma o punto en el lugar correcto, lo cual da lugar a un número completamente distinto.
• Simplemente anotar mal los números, por ejemplo cambiar el orden de los dígitos en una cifra, por ejemplo, escribir 123 en lugar de 132.
• La poca visibilidad general del estado financiero del negocio por parte de directivos o socios, esto debido a la gran escala de información y el resguardo de los documentos contables en lugares solo aptos para algunos responsables.

Claro está que las empresas pueden funcionar financieramente utilizando este camino, lo han hecho durante muchos tiempo, sin embargo, también es cierto que el costo de tiempo y estrés es muy alto para aquellos que llevan a cabo una conciliación bancaria tradicional.

Conciliación de Cuentas automatizada

Ahora, cuando hablamos de la conciliación bancaria que se realiza de forma automatizada, nos referimos al ejercicio de realizar la gestión financiera por medio de una plataforma tecnológica que está diseñada para ese objetivo.

Aquí, el especialista contable usa una plataforma que sirve como herramienta tecnológica diseñada para realizar todos los actos fiscales necesarios para una empresa.

Con la automatización es posible ejecutar procesos de cobros y pagos de forma automática, reportar de forma exacta el flujo financiero y todo esto sincronizado en tiempo real con el SAT.

Para ser concretos, las ventajas que ofrece la automatización de la gestión financiera como herramienta, son los siguientes:

• Conciliación de cuentas por cobrar y por pagar. 
• Información detallada de tus ingresos y egresos durante el periodo que elijas.
• Ahorro de tiempo y dinero.
• Reducción del error humano.
• Ordenar y administrar tu tesorería y cobranza en un solo lugar.
• Incrementar la productividad de tu negocio.

Ahora, la parte romántica en donde te comentamos cómo puedes hacer esto.

Cómo realizar una Conciliación de Cuentas con CuentasOK

En CuentasOK nos definimos como un ciclo, tal como funciona la gestión financiera. Somos una plataforma de gestión financiera online (no tienes que descargar algún programa y configurarlo; puedes acceder desde cualquier dispositivo) enfocada en las cuentas por cobrar y por pagar con base y eje principal la facturación.

Para ayudarte a realizar tu conciliación bancaria, nuestra plataforma de automatización te ofrece diferenciadores únicos en el mercado que hará tu trabajo mucho más eficaz.

Sincronización automática

El primer paso es la sincronización con el SAT de todas tus facturas recibidas y emitidas. Aquí ¡ojo!, puedes sincronizar las facturas desde la fecha que tú elijas. ¿Quieres las facturas de esta semana? sólo eligelo en el filtro. Es completamente personalizable para que trabajes a tu tiempo y ritmo.

Además de recuperar las facturas, de manera exclusiva, CuentasOK te ofrece un análisis financiero de tu empresa: cuánto te deben, cuánto debes y cuánto tienes en periodo de reembolso. Toda esta relación con tus clientes y proveedores  la puedes ver en tu Panel de Control de nuestra plataforma.

También puedes aprovechar que la migración de clientes y proveedores es automática, no tienes que registrar de manera manual  los nombres de éstos. CuentasOK, interpreta las facturas recuperadas, las ordena y todo esto automáticamente.

Importa tus estados de cuenta en PDF directamente a CuentasOK

En CuentasOK, sabemos que unos de los pains de nuestros clientes es el registro de estados de cuenta ya existentes en formato PDF. 

Si bien muchos programas pueden sacar la información de estos archivos, muchas veces lo hacen con algunos errores. En la plataforma puedes subir los PDF de estados de cuenta de los bancos que necesites revisar.

Una vez que subes el archivo PDF del estado de cuenta, CuentasOK lo interpreta y te presenta los siguientes datos:

• Banco del que se realizó el movimiento.
• Estatus (si fue un pago o un cobro).
• La fecha en la que se realizó la transacción.
• Si es un cargo realizado a la cuenta (un cobro) o un abono (un pago).
• Fecha de carga al sistema.

Con esto, se reducen aún más los tiempos de revisión manual y hasta la transcripción de dichos datos.

Cobros y pagos

Ahora, con nuestra plataforma, la manera de recibir dinero de clientes y/o enviarlo a proveedores es de forma inteligente, ya que se realiza de forma automatizada, esto implica que, además de ahorrar tiempo a la hora de realizar estas actividades, los estatus se actualizan en tiempo real y de forma instantáneamente, generando la conciliación de cuentas un proceso automático.

Cobranza a clientes: Una vez recuperadas las facturas, podrás seleccionar aquellas que quieras  enviar a cobranza a los contactos que quieras, no hay un límite, todo esto, estableciendo reglas que desees, por ejemplo: un mensaje personalizado, qué días recibirá el recibo de cobro, a qué correos específicamente mandarlo, etcétera. Tus clientes recibirán una notificación automática para que siempre estén al tanto.

Lo único de CuentasOK: Nuestra plataforma tiene la capacidad de generar un número de cuenta y folio único para no sólo detectar al cliente, sino a la factura asociada. Olvídate de romperte la cabeza tratando de comprender qué pago es de qué.

Pagos a proveedores: De forma tradicional, los clientes usan su banca de confianza para hacer sus pagos a proveedores, sin embargo, realizar esta actividad de forma manual puede implicar un margen de error significativo y se hacen uno por uno y en distintas plataformas.

En CuentasOK se pueden agrupar todas las facturas que debas sin importar la diferencia del monto, nombres de proveedores, tipos de facturas; puedes hacer el pago con una sola transferencia y los proveedores reciben un correo electrónico que les avisa de dicha acción, cool, ¿no?

La ventaja de CuentasOK: Olvídate de colocar los montos en tu banca para realizar pagos a proveedores. Nuestra plataforma toma el total a pagar directamente de las facturas, así el error humano se reduce casi por completo.

Ahora ya sabes qué es una conciliación de cuentas y cómo puedes hacerla en unos cuantos clics. Reconcíliate con la conciliación bancaria y aprovecha el tiempo, el recurso más importante de tu empresa.
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