Facturación electrónica: herramientas para optimizar el proceso

Con los avances tecnológicos y la digitalización se han desarrollado múltiples herramientas y plataformas para facilitar actividades de la vida cotidiana y el trabajo. Actualmente existen gran variedad de herramientas para gestionar la facturación electrónica que ofrecen distintas funciones para las necesidades específicas de cada empresa y que incluso se personalizan según las mismas 

Las plataformas de facturación en línea son sólo un ejemplo de este tipo de herramientas. La gran mayoría permitirá a las empresas hacer una gestión de su facturación integrando las regulaciones del SAT y haciendo más sencillos los procesos fiscales de cualquier empresa. 

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación ha existido durante poco más de veinte años en regulación, pero recientemente ha evolucionado gracias a la digitalización convirtiéndose en facturas electrónicas. Con la ayuda de la tecnología, los sistemas de facturación electrónica pueden automatizar los procesos y hacer el trabajo mucho más eficiente.

¿Qué es un sistema o plataforma de facturación?

Actualmente los sistemas de facturación además de brindar la facilidad de emitir facturas presentan soluciones para mejorar y gestionar otros procesos dentro de la empresa como contabilidad, gestión de cuentas bancarias, información fiscal o gestión de clientes y proveedores. 

Esto último es lo que se ha convertido en el verdadero valor agregado de estas plataformas, lo que significa que seguirán buscando mejoras en sus productos. 

Razones para usar una plataforma de facturación en línea

El uso de plataformas para facturación ha sido un avance altamente necesario para cualquier empresa sin importar su tamaño o giro. Te compartimos las razones por las que deberías emplear una plataforma de facturación para tu empresa.

1. Ahorrar tiempo

El beneficio más importante de adoptar una plataforma de facturación es el tiempo que ahorrará. Automatiza todo el proceso de facturación y elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que puede ser muy tedioso y lento, incluso riesgoso por los famosos errores de dedo.

2. Reducir costos

Las plataformas de facturación online son más económicas que los software tradicionales. Esto es debido a que comúnmente estas plataformas representan un costo menor al de estas herramientas.

3. Agilizar los pagos

Mantén las cuentas de la empresa al día, estas plataformas permiten visualizar las facturas recibidas por cualquier proveedor de la empresa.

4. Mejorar el flujo de caja

Al tener una buena gestión en la facturación de tu empresa podrás visualizar y gestionar de mejor forma el flujo de caja de la empresa para tener un mejor desempeño.

5. Enfocar el esfuerzo 

Este tipo de herramientas están diseñadas para eliminar las tareas manuales y facilitar la gestión de las empresas. Poner mayor enfoque en otros aspectos de su negocio que requieren más atención, como el desarrollo de productos o el servicio al cliente.

¿Cómo seleccionar el sistema de facturación adecuado?

Antes de elegir la plataforma que te ayudará con la facturación  de tu empresa debes considerar varios aspectos importantes:

– Que el sistema esté avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), verifica que la plataforma tenga conexión directa con el SAT para que además de eficientar el proceso de migración de información tengas certeza de que los CFDI´s expedidos tengan validez.
– ¿Es una plataforma o un software? Este punto es uno de los más importantes sin demeritar al resto, pero en caso de ser un software que requiera instalación deberás considerar el peso de este sistema al momento de descargarlo en tu equipo, además de la compatibilidad con sistemas operativos. Considera el número de licencias por equipo, ya que al ser un software no tendrás acceso a dicho sistema desde cualquier otro dispositivo, lo que complicaría los procesos de facturación vs una plataforma en la nube a la cual puedes acceder desde cualquier dispositivo.
– Evalúa la seguridad que el sistema ofrece, verifica que los datos que proporcionas se respalden a través de la encriptación y que sea lo más similar al de un banco. Sobre todo, si cuenta con la opción de realizar pagos dentro de la plataforma, esto te dará seguridad de un correcto uso de tus datos.
– Almacenamiento de CFDI´s, es una de las obligaciones impuestas por el SAT: almacenamiento de CFDI´s por al menos 3 meses. Considera este punto y la capacidad de cada plataforma para alojar estos archivos en la nube y la facilidad que brindan para ordenar tus facturas y descargar los archivos en formatos válidos (pdf y xml). 
– Volumen de emisión de facturas, valida que el sistema que elijas tenga la capacidad de emitir el número de facturas necesarias para cubrir tus necesidades.
– Asegúrate que la plataforma se actualice respecto a las actualizaciones emitidas por el SAT y que sean gratuitas. No deberías pagar por cambios o actualizaciones dentro de la plataforma.
Comprueba los costos de facturación, deberán hacer referencia por factura timbrada.
– Funciones extras, valida si esta plataforma además del sistema de facturación puede ayudarte con otras actividades de la empresa y si estas tienen algún otro tipo de cobro. Algunas funcionalidades extras que pueden ayudarte son: la gestión de cobranza y automatización de pagos dentro de la plataforma.

CuentasOK, tu plataforma de facturación electrónica

CuentasOK es una plataforma que acompaña a las empresas en su gestión financiera y contable. Incluyendo en estas actividades la facturación dentro de la plataforma se encuentra una sección específicamente para esta actividad donde podrás:

– Sincronizar automáticamente con el SAT la plataforma, lo que hará una migración automática de todas las facturas, emitidas y recibidas, registradas en el SAT.
– Visualiza tus facturas antiguas por periodos de tiempo personalizados.
– Emitir de CFDI´s y complementos de pago.
– Emitir complementos de pago de forma masiva con un solo clic.
– Visualizar el estatus por etapas de tus facturas recibidas y emitidas. 
– Programar Pagos Inteligentes ✓ OK de todas tus cuentas por pagar directo con tu cuenta BBVA.
– Notificar automáticamente por correo el detalle del pago a tus proveedores
– Visualizar automáticamente tus Comprobantes de Pago
– Visualizar un informe del status de facturación de la empresa.

Además CuentasOK tiene otras funcionalidades que te ayudarán a mejorar la gestión financiera de tu empresa.

Conoce más detalles sobre CuentasOK en una demo personalizada.