Dale inteligencia a los pagos a proveedores en tu empresa

Los pagos a proveedores es una parte fundamental de la gestión financiera administrativa, y una de las tareas más importantes en llevar un negocio.

Sin embargo, y paradójicamente, la complejidad de realizar los pagos a proveedores crece acorde al crecimiento de la empresa, y en ocasiones, incluso en operaciones pequeñas hacer los pagos puede ser muy complejo.

Piensa en un pequeño restaurante por ejemplo, que puede tener distintos proveedores para cada uno de los insumos que debe adquirir y quizá tenga fechas de pago distintas para cada uno de ellos.

  • Alimentos (que incluso se divide por tipos de alimentos, como cárnicos, lacteos, quesos, vegetales, etc.)
  • Bebidas, que también pueden dividirse por agua, refrescos, bebidas alcohólicas, etc.
  • Otros insumos como menús, vajilla, cristalería, lavandería de manteles, etc.

Al pensarlo, un negocio puede tener una gran cantidad de proveedores, que no solemos pensar. 

Proveedores con tiempos de pago diferentes (por adelantado, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, bimestralmente, etc.) y con distintas cuentas y bancos para recibir sus pagos.

Desde fuera quizá parece muy sencillo, hay que hacer los pagos cuando corresponden a quien corresponde; pero pueden surgir múltiples dificultades.

Si pagas con transferencias en línea, dependes de la interfaz de usuario de tu banco, las restricciones para dar de alta nuevas cuentas o los límites de transferencia en tu cuenta, que también puede tomar cierto tiempo cambiar.

¿No sería mejor si en una sola operación pudieran hacerse múltiples transferencias o pagos a múltiples bancos?

Haz más inteligente la gestión de pagos a proveedores

La gestión inteligente de pagos a proveedores trata de eso: hacer en una sola operación todos los movimientos que necesitas, ahorrando dinero y tiempo en operaciones tediosas y repetitivas.

Básicamente, se trata de seleccionar todas las facturas que quieres pagar, sin importar si son de proveedores distintos y a bancos distintos, y efectuar el pago de todas ellas con una sola transferencia desde tu cuenta bancaria.

Todo esto es posible gracias a la Factura Electrónica, el estándar de facturación en México.

Gracias a la información contenida en el CFDI de la factura (en su archivo XML), es posible extraer cantidades a pagar y destinatario (por medio del RFC emisor).

en CuentasOK hay una función llamada Sincronización con el SAT que, lo que hace, es sincronizar todas las facturas que has emitido y recibido directamente desde el Servicio de Administración Tributaria.

Así, CuentasOK identifica todas las facturas que hay que pagar, y a quién deben pagarse, creando automáticamente una lista de proveedores.

Haz todos los pagos con una sola orden de pago

Una vez que tienes esta lista de facturas por pagar, puedes seleccionarlas en su totalidad o solo las que desees pagar en ese momento particular, y enviarlas a una orden de pago.

Lo que esto significa, es que se creará una operación que incorporará todas las facturas que se pagarán a los proveedores, donde se especifica la cantidad, el receptor y el CFDI que se paga.

Con esta información, también se ingresa (una sola vez), la cuenta bancaria a la que se realizará el pago, paso que no debe realizarse nuevamente en el futuro.

Una vez que se confirman los datos bancarios y se confirma la orden de pago, se genera una instrucción de pago, con el total de todas las facturas a pagar.

Esta transacción se hace desde tu cuenta bancaria hacia la cuenta CLABE que CuentasOK te asigna; es decir, desde tu banco, sólo haces una transferencia.

Posteriormente, dentro de CuentasOK, cuando llega la transferencia, nuestra plataforma hace la dispersión a cada una de las cuentas de los proveedores, utilizando los SPEIs que cuentan para el paquete de insumos contratados.

Así, en solo unos minutos, puedes hacer todos los pagos a proveedores que quieras, y CuentasOK automáticamente envía y resguarda los Comprobantes Electrónicos de Pagos.

De esta manera, te ahorras la necesidad de tener que hacer múltiples pagos de manera individual.

Cuando haces el pago, el no. de referencia es el indicador que le dice a CuentasOK cuánto y hacia dónde debe alocar cada pago.

Todo se actualiza en tu panel de control

Al realizar la operación de pagos inteligentes, la información se actualiza automáticamente en el panel de control de CuentasOK, dándote visibilidad financiera plena.

Es decir, se realiza la conciliación de facturas y los CFDIs que enviaste a la orden de pago se marcan como pagados en CuentasOK.


Si deseas saber más acerca de este proceso, te invitamos a agendar una demostración de CuentasOK.

Además de procesos de pago y cobranza inteligentes, CuentasOK ofrece facturación masiva, complementos de pago automáticos, reportes gráficos de cuentas por cobrar y por pagar y almacenamiento ilimitado.

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