Mejora la visibilidad financiera en tu vida
Tener visibilidad financiera en tu negocio y en tu vida personal es más sencillo gracias a la tecnología.
En CuentasOK, le pedimos a unos de nuestros clientes que nos contara cómo ha mejorado la visibilidad financiera en su negocio y en sus finanzas personales tener nuestra herramienta.
Cómo ha mejorado CuentasOK la visibilidad financiera en mi vida
Desde hace varios años ya, con la digitalización fiscal en México, contar con una herramienta que te permita tener visibilidad de todas las facturas que emites y recibes para tu RFC resulta fundamental, y más en estos momentos. Si bien es posible buscar facturas en la página del SAT, el proceso es tardado y en ocasiones complejo. Por otro lado, tener un lugar centralizado en donde puedes tener todas tus facturas te ofrece un nivel de visibilidad financiera que de otro modo no sería posible.
A continuación les cuento algunos casos en los que CuentasOK me ha ayudado a descubrir algunos secretos ocultos en mis finanzas personales y de la empresa más allá de las facturas.
Visibilidad financiera en mi vida :
Comisiones ocultas u hormiga
Ya sean bancos o servicios financieros, como los de inversión o manejo de criptomonedas, muchas veces no son del todo claros sobre las comisiones que cobran. Adicional a esto, aunque están obligados a emitir facturas por dichas comisiones, no siempre las envían por correo electrónico u ofrecen la opción de descargarlas, sin embargo, con CuentasOK tenemos visibilidad total de todas estas facturas y por ende, de los cobros por comisiones que realizan de manera periódica o por transacción. De este modo, no sólo he podido descubrir comisiones que ni sabía que me cobraban (y que ahora puedo deducir), también puedo ver la suma de dichas comisiones para cada servicio, pudiendo incluso evaluar los que me conviene seguir usando y los que sería mejor cancelar.
Mayor control sobre tus gastos
Similar al caso de las comisiones que no son claras, existen algunos cobros o movimientos que en ocasiones pudieran pasar desapercibidos sin la visibilidad que ofrece la sincronización de facturas. Más allá de algunas curiosidades, como que el seguro del auto lo facturan dos meses antes del vencimiento, tras un par de años de usar CuentasOK, ahora sé la gran cantidad de dinero que puedo llegar a gastar en sitio como Amazon a lo largo de un año (y eso sólo para los productos que vende y factura Amazon en automático), lo que me cuesta al año tener un auto en la Ciudad de México (gasolina, tenencia, seguros, servicios, mantenimiento, etc.) o que porcentaje de mis ingresos anuales los gasto en renta, seguros y otros servicios. Todo esto, además de permitirme hacer cierta planeación de mis finanzas personales, también me ayuda a identificar en dónde puedo reducir gastos (a veces cambiando a algún proveedor de servicio, o comprando menos cosas innecesarias) o conocer cuáles son mis principales fuentes de ingreso para darles la prioridad que merecen.
En la empresa:
Detección de fraudes y engaños
El no tener que depender de que los proveedores manden sus facturas por correo electrónico es una primera ventaja de utilizar la sincronización de facturas recibidas. Así, además de no tener que estarlos presionando para que manden sus facturas por correo, incluso puedo saber cuando mienten y dicen que ya la emitieron y no lo han hecho, o si la factura incluye datos inconsistentes, como otro nombre de empresa o RFC, descripciones de servicios que no corresponden, etc. Adicional a esto, puedo tener en un solo lugar, las facturas, complementos de pago y todo lo relacionado a mi relación comercial con proveedores y clientes, pudiendo incluso saber si cancelan alguna factura o si se encuentran en la lista negra del SAT para prever futuros conflictos. Por otro lado, si tienen sucursales, también es muy útil poder conocer todas las facturas que se emiten con el RFC de la empresa, no sólo para facilitar las conciliaciones a final de mes, sino también para detectar posibles situaciones irregulares, como que haya empleados emitiendo facturas por conceptos que no coinciden con ventas reales (o en otras palabras, que pudieran estar vendiendo facturas, lo cual podría meter a la empresa en un problema muy serio).
Por otro lado, en la empresa nos permitió detectar un fraude que ponía en riesgo toda la operación. Hace unos años, justo cuando empezamos a utilizar CuentasOK, nos pareció raro que las facturas de los pagos mensuales del seguro de daños no aparecían en la plataforma, y que al cargarlas manualmente no pasaban la verificación. Esto nos permitió descubrir que el agente de seguro en realidad estaba recibiendo los pagos a una cuenta personal y que estaba generando facturas falsas. Entonces, además de robarnos, estaba poniendo en riesgo nuestro negocio ya que el seguro se encontraba cancelado por falta de pago. Afortunadamente pudimos darnos cuenta de todo esto antes de necesitar usar el seguro, y se pudo tomar acción para remediar el asunto.
Sacar el máximo provecho a las deducciones fiscales
No todo lo que se descubre mediante las facturas son malas noticias, también hay algunas buenas, como el poder tener una mayor visibilidad de los gastos que puedes deducir en tu empresa. Por ejemplo, existen algunas comisiones o intereses bancarios por préstamos que se pueden deducir y que no estábamos aprovechando; y digo algunas porque también hemos descubierto que existen intereses que no están sujetos a IVA y otros que sí, y aunque ese desglose nunca quedaba claro en los estados de cuenta, sí lo es en las facturas que aparecen en CuentasOK (en los PDFs que se generan a partir de los XMLs). También es posible conocer a mayor detalle algún gasto que aparece en el estado de cuenta bajo un concepto que no se entiende, haciendo una búsqueda avanzada en CuentasOK por fecha, monto, etc. y descargar al final de mes todos los gastos que podemos deducir.
Otras ventajas
Por último, existen otras ventajas más cotidianas que te ofrece el poder tener todas tus facturas organizadas en un mismo lugar. Más allá de la visibilidad financiera y la planeación, existen algunos otros beneficios que mejoran tu día a día en la administración financiera de la empresa (y en lo personal), como tener un histórico de pagos que has realizado a algunos proveedores en el pasado, por ejemplo, para saber cuánto pagaste por un servicio el año anterior, lo que te permite no sólo planear tus gastos, sino saber a cuánto ascienden los aumentos año con año; poder hacer consultas o búsquedas avanzadas para todas las facturas de manera masiva (a diferencia de hacerlo en el portal del SAT en el que tienes que hacer consultas una por una) usando diferentes filtros, identificar de primera vista si tienes facturas pendientes de pago por parte de tus clientes, o si tienes pagos pendientes a tus proveedores; poder descargar un hoja de cálculo con las cuentas del mes o descargar todas tus facturas de un periodo de manera masiva, entre muchas otras cosas.
En otras palabras, herramientas como CuentasOK no sólo te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales, también te permiten sacarle el mayor provecho posible a la facturación electrónica al ofrecerte una visibilidad sobre tus finanzas que va mucho más allá de simples facturas en el correo.
El poder tener toda esta información para un mejor control de las finanzas realmente ha sido una gran ventaja para nosotros.