7 tips para mejorar el proceso de cobranza en las empresas

El flujo de caja es una de las grandes preocupaciones en las empresas de todo el mundo. Los problemas en el proceso de cobranza en las empresas y lo que esto provoca en el flujo de efectivo suele ser uno de los principales motivos por los que un negocio fracasa. 

Y lo cierto es que la correcta gestión empresarial y financiera de tus cuentas, puede ahorrarte mucho tiempo y sufrimientos.

Dentro de la gestión financiera, el proceso de cobranza en las empresas, las cuentas por cobrar son el activo más importante a controlar. 

En el siguiente artículo veremos cómo llevar tus procesos de cobro a clientes en tu negocio, a otro nivel, gracias a herramientas tecnológicas y buenas prácticas.

¿Cómo mejorar el proceso de cobranza en las empresas?

La cobranza no es una ciencia, pero sí es un proceso formal y necesario para el funcionamiento de tu empresa, que como digo, suele ser también un punto débil si no se lleva de la manera correcta.

Se dice que la venta se realiza hasta que se hace el cobro respectivo y eso es algo muy cierto. Cualquier empresa debe mantener un adecuado capital de trabajo cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes.

A medida que tu negocio vaya creciendo, también lo hará tu facturación, tu número de proveedores y de clientes; y por lo tanto, no podrás seguir haciendo lo que hacías meses atrás, cuando apenas nacía tu emprendimiento o tu volumen de ventas era inferior.

En la cobranza empresarial hay varios puntos a tener en cuenta para que todo este proceso se efectúe de manera eficiente y se reduzcan el máximo los errores y los recursos que destinamos.

Empecemos.

1. Procesar y gestionar la información.

Si quieres empezar con el pie derecho y asegurar que tu proceso de cobranza sea exitoso, deberías de ser capaz de recuperar la totalidad de tus cuentas y recopilar toda la información que vas a requerir. Con CuentasOK por ejemplo, uno puede sincronizarse al SAT a tiempo real, para descargar todas las cuentas por pagar y por cobrar.

2. Segmentación de las cuentas por cobrar.

Una vez que tienes recopilada la información y hayas descargado el total de cuentas por cobrar de tu empresa, es momento de ordenarlas para así entender en qué estado están y en qué tiempo (periodo) de pago has de manejarlas. Puedes segmentar tus cuentas por cobrar por intervalo de montos, por días de pago, por deudor, etc. Cuanta mayor sea la clasificación, mejor entenderás el total de tus cuentas y priorizarás mejor el proceso de cobro.

3. Organización interna y estrategia de cobranza.

A nivel interno una empresa debe siempre priorizar la organización y la planeación tanto del equipo, como del trabajo a emprender en el área. Mantener un buen esquema de trabajo y comunicación con tu equipo te permitirá ser más eficiente en tus tareas.

En la gestión de la cobranza hay que tener claras todas las piezas que conforman tu maquinaria financiera. Desde la emisión de la factura hasta la recepción del pago deberían estar contemplados dentro de la estrategia en tus procesos de cobranza empresarial. Tenemos que definir políticas, técnicas y criterios rigurosos que permitan una menor fricción en tus procesos.

4. Comunicación, automatización y canales.

Uno de los puntos que muchas empresas dejan de lado es la comunicación con el cliente, la parte conversacional a lo largo del proceso de cobro de una o más facturas.

La manera en que te comunicas y haces seguimiento de tus cuentas por cobrar tiene una correlación directa con el porcentaje de impagos que recibes. ¿Por qué? Principalmente porque estamos impactando sobre la percepción del cliente. Si tu cliente tiene varios proveedores por pagar, seguramente priorizará aquellos que ha recibido correos alertando de la fecha de vencimiento, a diferencia de los que no envían nada hasta iniciar los días de mora.

Asegúrate de definir bien tu estrategia de comunicación con el cliente, adopta herramientas que te permitan automatizar y personalizar estos comunicados y utiliza los canales adecuados en donde sabes que se encuentran tus clientes.

5. Herramientas digitales de gestión financiera.

CuentasOK es la solución de gestión financiera para pagos masivos y cobranza inteligente que debes tener en el radar. Sin embargo, dentro de la administración de tu negocio, seguro vas a requerir otras herramientas que ayuden a agilizar tus procesos y ahorrarte tiempo y dinero para llevarlos a cabo. Dentro del abanico de herramientas que una empresa tiene que tener en cuenta son herramientas de analítica web, CRMs, canales sociales, etc. 

El mundo ya es digital y no contar con herramientas que mejoran tu productividad, es en realidad una diferencia competitiva que no te beneficia.

6. Reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s.

Si estás en el área contable de una empresa, y funges como el gerente general; algo que es de vital importancia para la salud y crecimiento de un negocio es la medición. Poder contar con informes sobre la actividad de la empresa, la salud financiera, los procesos de cobranza o los indicadores de crecimiento; es contar con un activo muy valioso.

Con CuentasOK por ejemplo, es muy sencillo descargar todo tu historial de facturas para conseguir segmentar y analizar ciertos indicadores clave del área financiera. ¿Cuántas cuentas por cobrar y por pagar? ¿Qué diferencia de balances? ¿Qué deudores y a cuántos días tengo mis cuentas por cobrar?

Es importante ver la evolución de estos indicadores para ver correcciones o ver si estamos yendo por el buen camino.

7. Financiación

¿Sabías que más del 75% de emprendimientos mexicanos fracasan en los dos primeros años de operación? Una de las principales razones de esto es la falta de liquidez o el mal control del flujo de caja en el negocio. De ahí la gran importancia de las cuentas por cobrar, ya que estas representan capital de trabajo, una fuente de financiamiento en sí misma.

Y con esto resumimos los 7 consejos para llevar tus procesos de cobranza en tu empresa a otro nivel. Recuerda que no solo son buenas prácticas lo que uno debe empezar a adoptar. La tecnología juega un papel muy importante en la gestión financiera. 


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